Áp dụng quy tắc 1-3-5 giúp xử lý công việc hiệu quả

Áp dụng quy tắc 1-3-5 giúp xử lý công việc hiệu quả

1-3-5 RULE: Quy tắc cứu cánh cho sự hoang mang giữa bộn bề công việc.

To-do list là công cụ hiệu quả giúp bạn sắp xếp và theo dõi công việc, nhưng đã bao giờ bạn chỉ viết ra mà không biết sắp xếp chúng thế nào cho hiệu quả chưa? Vậy thì thử tham khảo quy tắc 1-3-5 này nhá.

Quy tắc 1-3-5

1 NHIỆM VỤ CHÍNH: Là công việc bạn ưu tiên, thực hiện ngay lập tức.

Nhiệm vụ chính đặt ở vị trí đầu tiên để đảm bảo rằng chúng mình sẽ chú ý và dành sự quan tâm lớn nhất tới nó. Chỉ 1 mục tiêu chính này sẽ thu hút toàn bộ sự tập trung, phần lớn thời gian và công sức của bạn vào. Tránh được việc đang làm việc này lại bị phân tâm cả việc khác ấy.
Lợi ích:

– Hoàn thành tốt, sẽ cho mình thêm động lực để hoàn thành những nhiệm vụ khác trong ngày.

– Hoàn thành sớm sẽ tránh được những rủi ro về mặt thời gian. Bởi nếu có bất kỳ sự cố nào thì vẫn có thể sắp xếp và điều chỉnh lại được.

3 NHIỆM VỤ BỔ SUNG: Là công việc cần hoàn thành sau nhiệm vụ chính.

Thường thì những nhiệm vụ này sẽ chiếm từ 30 phút – 1 tiếng. Bản chất 3 công việc này thì không giống nhau nhưng nhìn chung là dễ làm, dễ giải quyết, không tốn quá nhiều công sức suy nghĩ. Sắp xếp thời gian sao cho hợp lý để 3 nhiệm vụ này không ảnh hưởng và gây phân tâm đến nhau nhá 👍🏻

5 NHIỆM VỤ NHỎ: Là công việc sắp xếp và mong muốn hoàn thành trong ngày.

Ví dụ như: đi cà phê với bạn, đi xem bộ phim mới ra rạp, cày view cho idol, đi làm tóc,… là 5 công việc chiếm khoảng thời gian ngắn nhất của bạn, không quá quan trọng và có thể rời sang hôm khác hoặc uỷ quyền nếu được.

Phạm vi của những nhiệm vụ nhỏ có thể là công việc, học tập, mở rộng mối quan hệ, cá nhân,… Chính bởi thời gian không quá dài nên có thể tận dụng những khoảng trống trong ngày để thực hiện cũng rất oki nha.

Làm thế nào để tận dụng tối đa quy tắc 1-3-5 ❓

– Linh hoạt: Trong các tình huống thực tế, phạm vi nhiệm vụ của bạn có thể thay đổi tùy thuộc vào ngày, giờ và nỗ lực. Vì vậy, ngay cả khi bạn có thể hoàn thành một nửa danh sách thì cũng không sao.

– Uỷ thác những gì có thể: Phân tích các nhiệm vụ vừa hoặc nhỏ trong danh sách của bạn và tìm hiểu xem chúng có thể được giao cho người khác hay không. Nếu có, hãy ủy thác chúng và tập trung vào những việc quan trọng hơn.

– Chia nhỏ: Nếu cần, hãy chia nhiệm vụ lớn của bạn thành các phần có thể làm được. Nó sẽ giúp tránh được nỗi sợ hãi khi bắt đầu và bạn có thể hoàn thành chúng nhanh hơn nhiều. Hãy thử bao gồm các khoảng nghỉ giữa chừng miễn là nó giúp bạn làm việc tốt hơn.

✨Tip✨: có thể kết hợp cùng phương pháp pomodoro để tăng sự tập trung với mỗi phiên làm việc khoảng 25 phút và giải lao 5 phút nha 💞

Xem thêm:

Với cách sắp xếp thế này thì 1 ngày ít nhất chúng mình cũng đã hoàn thành được 9 công việc rùi. Thời gian đầu sẽ khó để sắp xếp hợp lý nhưng mình tin rằng theo thời gian được uốn nắn thì có thể cân bằng hiệu quả giữa công việc và đời sống cá nhân thui. Thích nghi được với phương pháp này thì cũng sẽ hạn chế được làm việc theo cảm tính, các thói quen xấu khiến bản thân phân tâm